증빙이 필요하다고 먼저 말하세요
나중에 말씀하시면 이미 주문이 진행된 뒤일 수 있습니다. 주문을 시작할 때 세금계산서가 필요하다고 알려 주세요.
사업자 정보는 명함이 아닌 사업자등록증으로 확인하세요. 명함에는 대표 번호나 옛 주소가 적혀 있는 일이 있습니다.
증빙 이야기는 주문 전화의 맨 앞에서 꺼내는 것이 좋습니다. 날짜와 수량 이야기를 하다 보면 잊기 쉽기 때문입니다. 메모를 보며 하나씩 말씀하세요.
사업자 정보를 서류에서 옮겨 적으세요
기억으로 말하면 숫자가 틀리기 쉽습니다. 사업자등록증을 보며 상호와 번호를 정확히 확인해 전달하세요.
받을 이메일은 한 사람의 개인 주소보다 부서 공용 주소가 안전합니다. 담당자가 바뀌어도 서류를 받을 수 있습니다.
- 상호
- 사업자등록번호
- 받을 이메일 주소
내부 결재 일정도 함께 생각하세요
결재가 늦어지면 증빙을 받을 시점도 늦어집니다. 결재 마감이 정해져 있다면 주문 때 함께 말씀해 주세요.
결재가 필요한 기관은 서류를 언제까지 받아야 하는지 달력에 표시해 두세요. 늦으면 처리 기간을 놓칠 수 있습니다.
- 결재 마감일
- 결재자와 실제 담당자 구분
기업과 기관은 요청이 조금씩 다릅니다
기업은 결재 서류가 중심이고 기관은 행사 결과 보고가 필요한 경우가 있습니다. 유형별 안내는 회사 도시락 주문 안내에서 볼 수 있습니다.
기관마다 요구하는 증빙 모양이 다릅니다. 우리 쪽 서식이 있다면 미리 말씀해 주세요.
견적서가 필요한 경우
결재를 받으려면 견적서가 먼저 필요한 기관이 많습니다. 주문 전에 견적서가 필요하다고 말씀하시면 준비 순서를 알려 드립니다.
견적서에 들어갈 날짜와 수량이 아직 변할 수 있다면 그 점도 함께 말씀해 주세요.
- 견적서 필요 여부
- 견적 날짜와 수량
증빙 서류는 보관해 두세요
받은 서류는 행사 결과 보고와 함께 보관하세요. 나중에 같은 모임을 다시 열 때 그대로 참고할 수 있습니다.
주문 전화를 한 날짜와 통화한 담당자 이름도 적어 두면 확인이 쉽습니다.
- 서류 보관 위치
- 통화 날짜와 담당자
작은 단체와 모임의 경우
동호회나 교회 모임처럼 사업자가 아닌 곳은 증빙이 필요한 이유를 먼저 정해 보세요. 회계 보고인지 후원 정산인지에 따라 필요한 서류가 달라집니다.
필요한 서류의 모양을 모르면 상대 기관에 어떤 형식을 받는지 먼저 물어보세요. 그 내용을 전화에서 말씀하시면 도움이 됩니다.
- 증빙을 쓰는 곳
- 요구하는 서류 모양
전화하기 전 점검
사업자 정보, 이메일, 결재 마감, 증빙의 모양, 이 네 가지를 한 장에 적어 두고 전화하세요. 통화 시간이 짧아지고 빠뜨리는 일이 줄어듭니다.
말하면서 하나씩 지워 가며 확인하면 빠뜨림이 없습니다.
- 네 가지 메모
- 통화하며 체크
자주 생기는 실수와 막는 법
가장 흔한 실수는 사업자등록번호를 한 자리 잘못 전하는 것입니다. 전화로 말할 때는 숫자를 천천히 읽고 상대가 다시 읽어 주게 하세요.
다음은 받을 이메일 주소의 오타입니다. 알파벳과 숫자를 하나씩 읽어 주고 확인받으세요.
또 하나는 결재 마감을 모르고 주문하는 경우입니다. 증빙이 늦어지면 내부 처리가 밀리니 주문 전에 일정을 확인하세요.
증빙은 행사가 끝난 뒤에 챙기면 늦을 수 있습니다. 주문하는 날 필요한 서류를 한 번에 정해 두면 뒤늦게 서두를 일이 없습니다.
- 번호를 천천히 읽기
- 이메일 오타 확인
- 결재 일정 확인
