수량표는 한 장으로 만드세요
팀별 수량을 여러 곳에 적어 두면 고치다가 어긋납니다. 하나의 표를 원본으로 두고 바뀌면 그 표만 고치세요.
수량표에는 날짜와 행사 이름을 맨 위에 적으세요. 표가 여러 장이 되어도 어느 행사 것인지 바로 알 수 있습니다.
라벨과 표를 만들 때는 받는 날 아침에 한 번 더 인쇄해서 쓰세요. 며칠 전 표를 그대로 쓰다가 팀 수가 바뀐 줄 모르는 일이 있습니다. 최신본인지 날짜로 확인하면 안전합니다. 표 한쪽에 인쇄한 날짜를 적어 두면 좋습니다. 이전 표는 눈에 띄지 않게 치우세요.
- 팀별 수량
- 전체 합계
- 수정한 날짜 표기
라벨 글자는 짧고 크게
멀리서도 읽히게 숫자와 팀 이름을 크게 쓰세요. 메뉴가 같다면 메뉴 이름은 생략해도 됩니다.
팀 이름은 번호로 통일하는 편이 읽기 쉽습니다. 별명이나 부서 이름이 섞이면 받는 사람이 헷갈립니다.
받을 때 확인하는 순서를 정하세요
먼저 전체 상자 수를 세고, 그다음 팀별로 나눕니다. 모자라거나 남으면 바로 전화로 알려야 하니 도착 직후에 하세요.
라벨은 상자 옆면보다 뚜껑 위에 붙여야 쌓았을 때 읽힙니다. 붙이는 위치를 정해 두면 배부 속도가 빨라집니다.
- 전체 수량부터 세기
- 팀별 묶음 확인
- 이상이 있으면 즉시 전화
나눠 줄 사람을 미리 정하세요
팀 수가 많으면 맡을 사람도 여럿 필요합니다. 학교라면 학교 도시락 주문 안내에서 배부 준비 흐름을 함께 보세요.
수량을 확인하는 사람과 나눠 주는 사람을 다르게 두면 실수를 서로 잡아 줍니다. 인원이 적으면 한 사람이 두 번 확인해도 됩니다.
식단이 다른 도시락은 따로 표시하세요
알레르기나 채식처럼 식단이 다른 도시락은 팀 수량표 맨 아래에 따로 적으세요. 일반 도시락과 섞이지 않게 눈에 띄는 표시를 두는 것이 좋습니다.
누구에게 가는 도시락인지 이름까지 적어 두면 나누어 줄 때 틀릴 일이 줄어듭니다.
- 식단 요청 도시락 수량
- 받는 사람 이름
다 나눠 준 뒤 숫자를 맞춰 보세요
모두 나눠 준 뒤 남은 상자를 세어 처음 수량과 맞춰 보세요. 맞지 않으면 어느 팀에서 어긋났는지 곧바로 찾을 수 있습니다.
남는 상자가 있다면 어느 팀 몫인지 확인해 두세요. 늦게 오는 분이 있을 수 있으니 바로 치우지 않는 편이 좋습니다.
- 남은 상자 세기
- 늦게 오는 분 몫
인원이 많은 행사에서는
수백 명이 넘는 행사는 팀 수도 많아 표가 길어집니다. 층이나 구역으로 먼저 나누고 그 안에서 팀을 나누면 읽기 쉽습니다.
구역마다 책임자를 한 명씩 두면 누가 어디를 보는지 분명합니다. 책임자의 이름과 번호도 표에 적어 두세요.
- 구역별 책임자
- 구역 안 팀 나누기
소규모 모임은 간단하게
열 명 안팎의 작은 모임은 팀별 표가 필요 없습니다. 이름을 적은 쪽지를 상자 위에 올려 두는 정도로 충분합니다.
과하게 준비하면 오히려 번거로워집니다. 모임 크기에 맞게 정도를 조절하세요.
- 쪽지에 이름 적기
- 모임 크기에 맞게
자주 생기는 실수와 막는 법
가장 흔한 실수는 팀 수량이 바뀌었는데 표를 고치지 않는 것입니다. 표를 고친 사람 이름과 날짜를 적어 두면 어느 것이 최신인지 알 수 있습니다.
다음은 메뉴가 다른 팀에 같은 메뉴를 주는 실수입니다. 팀별로 받을 메뉴를 표에서 한눈에 보이게 하세요.
마지막으로 받은 사람이 서명하게 하는 방법도 있습니다. 누가 어느 팀 도시락을 받았는지 알 수 있어 누락을 찾기 쉽습니다.
표는 누구나 읽을 수 있어야 합니다. 만든 사람만 이해하는 줄임말이나 기호는 피하고 처음 보는 사람도 알 수 있게 쓰세요.
- 표 수정자와 날짜
- 팀별 메뉴 표시
- 받은 사람 확인
