전체 일정을 한꺼번에 알리세요
첫 전화에서 전체 날짜를 알려 두면 편합니다. 날짜별 수량과 받는 시각을 같은 표에 적어 말씀하세요.
첫날 한 번의 전화로 전체를 정하더라도 날짜마다 한 번씩 확인 전화를 하는 편이 안전합니다. 일정이 바뀌는 일은 흔합니다.
표를 만들 때는 칸을 너무 많이 두지 마세요. 날짜, 수량, 메뉴, 시각, 담당자 다섯 칸이면 충분합니다. 더 늘리면 오히려 고치기 힘들어 어긋납니다. 간단할수록 현장에서 끝까지 쓰입니다. 복잡한 표는 며칠 지나면 아무도 고치지 않게 됩니다.
- 날짜 목록
- 날짜별 수량
- 날짜별 수령 시각
수령 담당자가 바뀌는지 확인하세요
교대로 일하는 행사는 날마다 받는 사람이 다를 수 있습니다. 날짜마다 담당자 이름과 번호를 표에 적어 두세요.
같은 건물에서 이어지는 행사라면 첫날 받은 위치를 기록해 두세요. 둘째 날부터는 그대로 말씀하시면 편합니다.
- 날짜별 담당자
- 연락처
- 받는 위치
매일 마지막에 다음 날을 확인하세요
저녁에 다음 날 수량이 맞는지 한 번 보세요. 수량이 바뀌면 바로 전화로 알리는 것이 원칙입니다. 서울 안 행사는 서울 지역별 배송 안내에서 조건을 확인하세요.
날마다 인원이 달라지는 행사는 마지막 날에 가장 많이 바뀝니다. 마지막 날 수량은 한 번 더 확인하세요.
반복되는 부분은 그대로 두세요
위치, 시각, 담당자가 날마다 같다면 첫날 한 번만 정하면 됩니다. 달라지는 부분만 표에 표시해 두세요.
같은 방식으로 반복되면 배부 순서도 익숙해져 시간이 줄어듭니다.
- 변하지 않는 부분
- 달라지는 부분 표시
마지막 날과 정리 시간
마지막 날은 행사 마무리 시간이 일찍 끝날 수 있습니다. 식사 시각을 앞당길지 미리 의견을 모으세요.
남은 도시락이 없도록 마지막 날 수량은 가장 정확한 인원으로 다시 세어 보세요.
- 식사 시각 확인
- 마지막 날 인원 재확인
행사 길이에 따라 준비가 다릅니다
이틀짜리 행사는 첫날 경험으로 둘째 날을 쉽게 고칠 수 있습니다. 첫날 끝나고 불편했던 점을 바로 메모하세요.
일주일이 넘는 행사라면 중간에 한 번 전체를 점검하는 날을 두세요. 반복되면 작은 어긋남이 쌓입니다.
- 첫날 후 메모
- 중간 점검일
먹은 분들의 반응을 모으세요
날짜가 지날수록 입맛이 달라질 수 있습니다. 먹은 분들에게 가볍게 물어보면 다음 날 메뉴를 고르는 데 도움이 됩니다.
양이 부족했는지, 남았는지만 알아도 수량 조정에 쓸모가 있습니다.
- 양이 맞았는지
- 다음 날 메뉴 반영
한 번에 모든 것을 정하지 마세요
처음부터 모든 날짜를 완벽히 정하려 하면 부담이 큽니다. 확실한 날짜부터 정하고 나머지는 단계적으로 확정하세요.
확정되지 않은 날짜는 예상으로만 알려 두고 확정되는 대로 전화하세요. 서로 일정을 파악하는 데 도움이 됩니다.
날짜가 늘어날수록 확인할 곳도 늘어나니 표를 하나로 유지하세요. 여러 개로 흩어지면 어긋납니다.
여러 날 행사는 첫날이 가장 어렵습니다. 첫날 흐름이 자리 잡으면 둘째 날부터는 같은 방식으로 이어가면 되니 처음에 꼼꼼히 준비하세요.
- 확실한 날짜 먼저
- 나머지는 예상으로 알림
- 표는 하나로
