명단이 정해져야 주문이 시작됩니다
공공기관 회의는 내부 직원보다 외부 위원과 방청 인원이 더 많을 때가 있습니다. 초청장 회신 현황을 보면서 오는 사람, 못 오는 사람, 미정인 사람을 나누어 세어 보세요.
미정이 많은 회의라면 수량 확정 시점을 정해 두는 것이 좋습니다. 그 날짜까지의 숫자로 주문하고, 이후 변동은 전화로 바로 알리겠다는 기준을 담당 부서와 맞춰 두세요.
회의 운영 직원과 안내 인력도 식사를 하는지 확인하세요. 이 몫이 빠지면 가장 먼저 모자라는 것이 담당자의 점심입니다.
결재 단계가 많은 기관은 인원이 중간에 바뀌기 쉽습니다. 최종 결재가 난 날짜를 기준으로 숫자를 확정하고 그 날짜를 달력에 적어 두세요.
외부 위원에게는 초청장에 식사 제공 여부를 적어 두세요. 먹지 않겠다는 답이 오면 그만큼 수량을 줄이고 다른 사람의 몫으로 돌릴 수 있습니다.
- 내부 직원
- 외부 위원
- 방청 인원
- 운영 인력
청사 출입은 미리 열어 두세요
청사는 외부 차량과 사람이 마음대로 들어가지 못하는 곳이 많습니다. 도시락을 가져오는 사람이 어디에서 신분을 확인받는지, 어느 문까지 올 수 있는지 사전에 알아 두어야 합니다.
방문 등록이 필요하다면 등록자 이름과 연락처를 주문 때 알려 주세요. 도착해서 헤매면 식사 시각이 밀립니다. 서울은 10:00~18:00 배송비가 무료이고 그 외 시간은 5만원 추가입니다.
같은 청사 안에서도 회의실 층이 다르면 받는 위치가 달라질 수 있습니다. 1층 안내 데스크에서 받을지 회의실 앞에서 받을지 정해 주세요.
차량 진입이 제한되는 청사라면 도보로 들고 들어오는 경우를 고려해 수령 위치를 정문 쪽으로 잡는 방법도 있습니다.
방문객 명단을 청사에 미리 제출해야 하는 곳이라면 도시락을 가져오는 사람의 이름도 필요한지 물어보세요. 빠뜨리면 정문에서 한참 기다리게 됩니다.
증빙 서류는 주문 전에 물으세요
기관 회의는 지출 서류가 따라붙는 경우가 많습니다. 사업자 정보와 발행 방식을 주문 때 미리 말하면 식사 뒤에 서류 때문에 다시 연락할 일이 줄어듭니다.
내부 규정이 있어 지출 기준이나 결제 방식이 정해져 있다면 담당 회계 부서에 먼저 확인해 두세요. 주문 전화에서 필요한 서류와 순서를 안내받을 수 있습니다.
기관 이름으로 하는 지출은 결재 문서에 들어가는 항목이 정해져 있기도 합니다. 필요한 문구가 있다면 그대로 전화에서 말씀해 주세요.
회의 시작 전에 놓아 두세요
식사를 겸하는 회의라면 시작 직전에 책상 위에 올려 두는 편이 좋습니다. 늦게 도착하는 위원 몫은 별도 책상에 따로 모아 두세요.
회의가 끝난 뒤 상자를 가져가실 분이 있는지도 정해 두세요. 정리까지 정해 두면 담당자가 마지막까지 자리를 지키지 않아도 됩니다.
간담회가 길어져 식사가 늦어질 수 있다면 수령 시각과 먹는 시각 사이에 여유를 두고, 받은 도시락은 직사광선이 닿지 않는 곳에 보관하세요.
