숫자 하나 말고 범위로 생각하세요
참석 신청이 아직 오고 있다면 하나의 숫자에 매달리기 어렵습니다. 지난 모임의 출석 비율이나 신청서 회신 상황을 보고 하한과 상한을 정하면 됩니다.
신청서를 돌렸다면 답이 없는 분도 따로 세어 두세요. 답이 없는 분이 오는지 한 번 더 물어보면 상한 숫자가 훨씬 정확해집니다.
- 신청 회신 수
- 지난 비슷한 모임의 출석
- 불참 예상 인원
여유분은 작게, 이유는 분명하게
여유분은 현장 스태프, 늦게 합류하는 분, 일손을 돕는 분처럼 이유가 있을 때만 더하세요. 이유 없이 많이 잡으면 남는 도시락이 생깁니다.
여유분은 다 먹었을 때 아쉬운 쪽과 남았을 때 곤란한 쪽을 견주어 정하세요. 먹고 남은 도시락을 처리할 방법이 없다면 여유분은 작게 가는 편이 낫습니다.
확정 날짜를 먼저 정해 두세요
내부에서 인원을 마감하는 날을 정하고, 그 날짜 안에 수량을 알려 주겠다고 전화로 말해 두면 서로 편합니다. 변경이 가능한 마지막 시점은 사례마다 다르니 전화로 물어보세요.
마감일은 주문 날짜에서 거꾸로 세어 정하세요. 내부 결재나 안내 공지에 걸리는 시간까지 생각해야 마감이 현실적입니다.
- 내부 마감일 공지
- 마감 뒤 늦게 오는 인원 처리 기준
명단으로 숫자를 검산하세요
수량을 말하기 전에 명단을 한 번 세어 보세요. 머릿속 숫자와 명단 숫자가 다른 일이 의외로 자주 생깁니다.
명단에는 행사를 돕는 분, 강사, 안내 담당도 넣으세요. 참석자가 아니라서 빼먹기 쉬운 분들입니다.
- 참석자 명단
- 돕는 분과 강사
- 답이 없는 분
모임 직전에 숫자가 바뀌었다면
모임 직전에 숫자가 크게 바뀌었다면 망설이지 말고 곧바로 전화하세요. 가능한지 아닌지는 담당자가 상황을 듣고 알려 드립니다.
줄어든 경우에는 남는 수량을 어디에 쓸지도 함께 생각하세요. 현장 스태프나 이웃 부서에 나눌 곳이 있으면 마음이 편합니다.
- 바뀐 숫자와 이유
- 남는 수량 쓸 곳
모임 성격에 따라 변동 폭이 다릅니다
직원 교육처럼 출석이 정해진 모임은 변동이 작고, 공개 행사나 동호회 모임은 변동이 큽니다. 모임 성격을 먼저 떠올리면 상한을 얼마나 넉넉히 잡을지 감이 옵니다.
처음 여는 행사라면 참고할 지난 기록이 없습니다. 이럴 때는 신청 마감 직전의 흐름을 지켜보고 마지막에 수량을 정하는 편이 안전합니다.
- 정해진 모임은 변동 작음
- 공개 행사는 변동 큼
- 처음 여는 행사는 마감 직전 확인
전화에서 이렇게 말하면 편합니다
처음 전화에서 "서른 명쯤인데 다섯 명 안팎으로 달라질 수 있습니다"처럼 말씀하세요. 폭을 알려 주면 담당자가 확인할 내용을 빠르게 짚어 줍니다.
정확한 숫자는 마감 뒤에 다시 전화로 알리겠다고 약속하세요. 약속한 날짜에 꼭 전화하는 것이 신뢰를 지키는 방법입니다.
- 대략의 인원과 폭
- 숫자를 다시 알릴 날짜
수량을 알리는 마지막 전화
마감일이 되면 내부 명단을 다시 한 번 세고 곧바로 전화하세요. 미루면 변경이 어려운 시점이 올 수 있습니다.
전화할 때는 처음 말한 범위와 최종 숫자를 함께 말씀하세요. 담당자가 흐름을 쉽게 이해합니다.
통화가 끝나면 알린 숫자를 메모해 두세요. 현장에서 받는 분께도 같은 숫자를 전해 두면 도착했을 때 맞춰 보기 쉽습니다.
숫자가 정해지지 않았다고 문의를 미루지 마세요. 일정이 가까울수록 확인할 수 있는 폭이 좁아지므로 범위부터 알려 두는 편이 낫습니다.
- 최종 명단 세기
- 처음 범위와 최종 숫자
- 받는 분께 숫자 전달
