알게 된 즉시 연락하세요
시간이 지날수록 변경이 어려워질 수 있습니다. 마감 전까지 기다리지 말고 숫자가 바뀐 것을 안 때 바로 전화하세요.
전화할 때는 주문한 분의 이름이나 회사 이름을 먼저 말하면 주문을 찾기 쉽습니다. 날짜와 받는 곳도 함께 말씀해 주세요.
변경을 알릴 때는 차분하게 사실만 말씀하세요. 날짜, 장소, 처음 수량, 바뀐 수량 네 가지가 분명하면 통화는 금방 끝납니다. 가능 여부는 그 자리에서 담당자가 알려 드립니다. 통화가 끝나면 들은 내용을 한 줄로 적어 두세요. 메모에는 통화한 시각과 안내받은 내용을 함께 남기면 나중에 큰 도움이 됩니다.
처음 수량과 바뀐 수량을 함께 말하세요
바뀐 숫자만 말하면 혼동이 생깁니다. 처음에 몇 개를 주문했고 몇 개로 바꾸고 싶은지 함께 말씀해 주세요.
바뀐 수량은 이유를 간단히 덧붙이면 좋습니다. 참석이 늘었는지 줄었는지만 알아도 담당자가 상황을 이해합니다.
- 주문한 날짜
- 처음 수량
- 바꾸고 싶은 수량
가능한지는 전화로 확인하세요
변경이 되는지, 어떤 조건이 붙는지는 주문 상황마다 다릅니다. 홈페이지 글만 보고 판단하지 말고 담당자에게 직접 물어보세요.
통화가 끝나기 전에 바뀐 내용을 다시 한 번 읽어 확인하세요. 서로 다르게 이해하는 일을 막는 가장 간단한 방법입니다.
자주 바뀌는 일은 미리 줄이세요
변동이 생길 모임이라면 처음부터 범위로 알려 두면 편합니다. 반복 주문이라면 단체도시락 주문 안내의 흐름도 참고하세요.
바뀐 내용은 내부에도 곧바로 알려 두세요. 받는 담당자가 이전 수량을 기억하고 있으면 현장에서 혼동이 생깁니다.
통화한 내용을 기록해 두세요
전화한 시각, 통화한 분, 바뀐 수량을 메모해 두면 나중에 확인할 때 편합니다.
수량표가 있다면 바뀐 날짜를 표에 적어 가장 최신이 어느 것인지 알 수 있게 하세요.
- 통화 시각
- 바뀐 수량 메모
- 최신 수량표 표시
받는 날 수량이 맞지 않으면
받았을 때 수량이 다르면 곧바로 전화하세요. 상자를 다 열기 전에 먼저 겉으로 수를 세는 것이 빠릅니다.
나중에 알리면 확인하기 어려워질 수 있으니 도착한 자리에서 확인하는 습관을 들이세요.
- 도착 직후 수량 확인
- 다르면 즉시 전화
내부에서 먼저 정리할 것
전화하기 전에 내부에서 정말 바뀌었는지, 바뀐 숫자가 확실한지 한 번 확인하세요. 확실하지 않은 숫자로 여러 번 바꾸면 서로 힘들어집니다.
숫자가 아직 흔들린다면 범위로 알리고 확정되면 다시 전화하는 편이 낫습니다.
- 바뀐 숫자의 확실성
- 범위로 먼저 알리기
이유를 말하면 상의가 쉬워집니다
행사가 줄었는지, 일정이 바뀌었는지처럼 이유를 간단히 말씀하세요. 담당자가 가능한 방법을 함께 찾아 줄 수 있습니다.
어려운 경우에도 이유를 알면 다른 방법을 안내받을 수 있습니다.
- 변경 이유 한마디
- 다른 방법 문의
변경이 어려울 때의 대비책
변경이 어렵다는 답을 들을 수도 있습니다. 그럴 때를 대비해 남는 도시락을 나눌 곳이나 부족할 때 쓸 방법을 생각해 두세요.
부족하다면 일부는 다른 식사로 보충하거나 시간을 나눠 먹는 방법도 있습니다. 현장에서 쓸 수 있는 방법을 미리 정하세요.
남는다면 참석자가 아닌 현장 스태프나 이웃에게 나눠 주세요. 다만 먹기 전 확인과 보관은 꼭 지키세요.
수량이 바뀌는 일은 흔합니다. 미안해하며 미루기보다 일찍 알리는 쪽이 모두에게 좋습니다.
- 남는 경우 쓸 곳
- 부족한 경우 보충 방법
