먼저 배부 방식을 하나 고르세요
행사 규모가 커질수록 모두에게 한꺼번에 나눠 주기가 어려워집니다. 등록 단계에서 받게 하면 이름 확인과 배부를 한 번에 끝낼 수 있습니다.
좌석이 정해진 교육은 도시락을 미리 놓아 두는 방법도 좋습니다. 단, 강의 중 도착하면 소리가 나니 시간을 맞추세요.
처음 하는 행사라면 가장 단순한 방법을 고르세요. 사람이 많을수록 복잡한 방식은 실수가 늘어납니다.
행사 전날 담당자들이 모여서 어떤 순서로 나눠 줄지 한 번 말로 연습해 보면 당일 막힘이 줄어듭니다.
참석자가 많은 큰 행사라면 입구를 여러 곳으로 나누는 방법도 있습니다. 이름 순서나 번호로 구간을 나눠 배부하면 줄이 훨씬 짧아집니다.
- 등록대 배부
- 좌석 사전 배치
- 쉬는 시간 배부
도착 시각은 배부 시작보다 앞서야 합니다
도시락이 도착한 뒤에도 수량을 세고 장소로 옮기는 시간이 필요합니다. 담당자가 확인할 시간을 넉넉히 두세요.
수령 시각을 정할 때는 건물 입구에서 행사장까지 걸리는 시간도 함께 계산하세요.
도착 시각은 행사장의 엘리베이터 사정에 따라 달라집니다. 건물 관리자에게 화물 엘리베이터를 쓸 수 있는지 물어보세요.
큰 행사는 수령 담당자를 두 사람으로 두는 편이 안전합니다. 한 사람이 자리를 비우더라도 다른 사람이 받을 수 있습니다.
- 수량 확인 시간
- 행사장까지 이동 시간
- 배부 시작 시각
식사 뒤 쓰레기 정리도 정해 두세요
행사 후 빈 용기가 쌓이면 다음 일정에 방해가 됩니다. 쓰레기를 모을 자리와 담당자를 미리 정해 두세요.
행사장 규정상 음식물 반입에 제한이 있다면 장소 담당자에게 먼저 문의하세요.
빈 용기가 쌓이면 다음 강의에 방해가 됩니다. 식사가 끝나기 전에 쓰레기 수거 담당을 정해 두고 쓰레기통 위치를 안내하세요. 장소를 빌린 경우에는 원상태로 돌려놓는 약속도 확인하세요.
장소의 반입 규정을 먼저 알아보세요
호텔, 대학 강의실, 공공기관 회의실은 외부 음식 반입 규정이 다릅니다. 대관 담당자에게 도시락을 가져와도 되는지, 어디에 두어도 되는지 물어보세요.
식사 장소와 강의실이 다르다면 이동 안내를 하는 안내판도 하나 준비하세요. 참석자가 길을 못 찾으면 쉬는 시간이 금방 지나갑니다.
- 외부 음식 반입 가능 여부
- 식사 가능한 장소
- 도착 후 둘 자리
늦게 오는 참석자 몫을 어떻게 할까요
세미나는 지각하는 참석자가 꼭 있습니다. 늦게 오는 분을 위해 몇 개를 따로 보관해 두고, 도착하면 이름을 확인한 뒤 전달하세요.
행사가 끝날 때까지 남은 도시락은 정리 담당이 모아서 한곳에 보관하세요. 가져갈 사람을 미리 정해 두면 버려지는 일이 줄어듭니다.
- 지각자 몫 보관 자리
- 남은 도시락 담당
- 행사 종료 후 정리
온라인과 현장이 섞인 행사라면
화면으로 참여하는 사람과 현장에 오는 사람이 섞인 행사에서는 도시락 수량을 현장 참석자만으로 세어야 합니다. 사전 등록자 중 실제로 오는 사람 수를 마감 직전에 다시 확인하세요.
현장 참석 신청을 받을 때 식사 여부를 함께 묻는 칸을 두면 수량이 정확해집니다.
- 현장 참석자 수
- 온라인 참석자 제외
- 식사 희망 여부
