등록자만 세면 모자랍니다
학회 점심은 등록비를 낸 사람만 먹는 것이 아닙니다. 좌장과 발표자, 초청 연사, 부스를 지키는 후원사 직원, 안내를 맡은 대학원생까지 끼니가 필요한 사람이 늘어납니다.
그래서 명단을 세 줄로 나누어 보세요. 등록자, 연사와 운영진, 현장 등록 예상분입니다. 세 숫자를 더한 값이 주문 수량의 기준이 됩니다.
사전 등록과 실제 참석은 다르게 나오는 일이 많습니다. 지난 학회에서 불참이 얼마나 있었는지 기억하는 선생님께 물어보면 여유분을 정하기 쉽습니다.
등록 마감일이 지난 뒤에 숫자가 달라질 수 있다면, 그 날짜도 주문 전화에서 함께 알려 주세요. 수량을 언제까지 바꿀 수 있는지 안내받고 달력에 적어 두면 마지막 순간에 당황하지 않습니다.
- 등록자 확정 수
- 연사·좌장 인원
- 운영진·도우미 인원
- 현장 등록 예상분
점심 세션 사이에 맞춰 받으세요
오전 마지막 발표가 길어지는 일은 흔합니다. 도시락을 정시에 맞춰 받으면 발표장 앞에 상자가 쌓여 있게 되니, 세션이 끝나기 조금 전에 받을 수 있게 시각을 알려 주세요.
서울은 10:00~18:00 배송비가 무료이고 그 외 시간은 5만원 추가입니다. 이른 아침 개회식 뒤 곧바로 먹는 일정이 아니라면 이 시간대 안에서 수령 시각을 잡는 편이 편합니다.
발표 순서가 바뀌어도 수령 시각을 바꿀 수 있는지는 주문 전화에서 함께 물어보세요.
점심 휴식이 짧은 일정이라면 참가자들이 줄을 서는 시간도 계산에 넣어야 합니다. 도시락을 받는 곳을 두 군데로 나누면 같은 인원이 훨씬 빨리 흩어집니다.
발표장 밖에서 한 번에 나눠 주세요
강의실 안에서 도시락을 나누면 다음 세션 준비가 늦어집니다. 로비나 휴게 공간에 책상 한두 개를 놓고, 참가자가 이름표를 보여 주며 가져가게 하면 줄이 빨리 줄어듭니다.
개별 포장 도시락이라 그대로 들고 자리를 옮겨도 됩니다. 쓰레기를 모을 곳과 손 씻을 곳 위치도 안내판에 적어 두면 좋습니다.
발표를 늦게 마친 연사에게 따로 챙겨 줄 몫을 한두 개 빼 두면 당일 분위기가 한결 좋아집니다. 빼 둔 몫은 총 수량에 이미 들어 있어야 하니 주문 때 함께 세어 주세요.
해외 연구자와 후원사 손님도 생각하세요
국제 학회라면 돼지고기를 먹지 않거나 매운 음식을 피하는 참가자가 있을 수 있습니다. 모든 메뉴를 바꿀 필요는 없고, 신청 단계에서 식단 칸 하나만 두어도 충분합니다.
후원사 부스 직원 몫은 놓치기 쉽습니다. 부스 운영 인원을 후원사에 미리 물어 두면 당일에 도시락이 부족해 허둥대는 일을 막을 수 있습니다.
행사가 이틀 이상이면 날짜별로 인원이 달라집니다. 첫날 등록 수만 보고 다음 날까지 같은 수량으로 잡지 마시고, 하루 단위로 따로 알려 주세요.
